Юридическое согласование договора это

Юридическое согласование договора это

Содержание статьи:

Лист согласования договора

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Договоры не теряются
  • Своевременность согласований
  • Контроль сроков договора
  • Учет всех версий договоров
  • Реестры и отчеты по договорам

Лист согласования договора – это своего рода обходной (или маршрутный) лист договора, его «бегунок». Под листом согласования договора следует понимать внутренний документ, который составляется по утвержденной юридическим отделом табличной форме ответственным менеджером. Это может быть сотрудник любого бизнес-подразделения: отдела маркетинга, закупок, продаж. Этот документ необходим для утверждения предоставленной контрагентом, либо составленной внутри компании редакции (проекта) договора, в том числе внесения в него дополнительных правок, замечаний и комментариев.

Лист согласования договора как зеркало утверждения договора

Утверждение, или согласование договора посредством листа осуществляется ответственными сотрудниками, представляющими, как правило, ключевые подразделения компании:

  • юридический отдел
  • финансовый отдел
  • бухгалтерия
  • отдел маркетинга
  • отдел продаж/закупок/коммерческий отдел

Участие юристов и финансистов в согласовании договора и подписи листа является строго обязательным. Юристы проводят правовую экспертизу и оценивают правовые риски, а финансисты оценивают, прежде всего, проходит ли договор по бюджету.

Следует различать лист согласования и протокол разногласий к договору. Если в первом случае целью документа является фиксация перечня исправлений внутри компаний, то цель протокола разногласий заключается в анализе изначального проекта, представленного контрагентом, и финальной версии, согласованной с помощью листа согласования договора. Договор с протоколом разногласий и листом согласования к нему возвращается организацией, контрагенту, который предоставил свой первоначальный вариант договора. Если протокол разногласий подписан сторонами договора, то существенные условия договора действуют в редакции протокола разногласий, который становится в этом случае неотъемлемой частью договора, приложением к нему.

После того как инициировавшее заключение договора бизнес-подразделение компании выделяет ответственного за согласование сотрудника, он должен распечатать пустой бланк согласования, приложить его к первоначальной версии договора, определить, с кем данный договор следует согласовать (т.е. маршрут согласования), и начать физический обход согласующих лиц по маршруту. Соответствие различных видов договоров маршрутам согласования (или одному-единственному маршруту) должно быть установлено в Положении (Регламенте) о договорной работе.

Как показывает практика, зачастую все договоры проходят по одному и тому же маршруту:

Финансисты > Юристы > Бухгалтерия > Коммерческий отдел

Однако в ряде случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих сотрудников, а также последовательность прохождения договора по ним, могут различаться в зависимости от условий (параметров) договора: вид договора, сумма (цена) договора, контрагент и т.д.

После того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник определяет, согласован он или нет, а также, в случае необходимости, вносит (после согласования с контрагентом) необходимые исправления в текст договора, если этот вопрос является принципиальным.

Именно так выглядит «ручное» прохождение листа согласования по согласующим, если этот процесс никак не автоматизирован.

Формирование листов согласования договоров в электронном виде

С помощью программы «Юрайт: Согласования и договоры» Вы легко можете сформировать и распечатать лист согласования к любому договору, который будет содержать:

  • Предмет согласования – конкретный договор или иной документ, который согласуется
  • ФИО и должность согласующего сотрудника
  • Содержание внесенных правок (при их наличии)
  • Дата и время начала/окончания согласования договора
  • Результат согласования: согласовано, отклонено итд.
  • Подпись (виза) согласующего лица, которой утверждается результат рассмотрения договора

Формирование и заполнение листа согласования полностью автоматизировано, поскольку является одним из элементов системы электронного согласования договоров и документов, реализованных в программе Юрайт.

Образец листа согласования договора, формируемого с помощью программы «Юрайт», выглядит следующим образом :

Придать юридическую силу и значимость визирования договора с отражением в листе согласования, Вы сможете, подключив в программе Юрайт в дальнейшем компоненту Электронной подписи (ЭЦП):

Это позволит исключить несанкционированное внесение изменений в проект договора после того, как он уже был согласован (завизирован) сотрудником

Всё о безопасности бизнеса 8(495)763-94-17

Nav view search

Стандарты согласования договоров

Марина Емельянцева, юрист

Организация договорной работы на предприятии и заключение контрактов является существенной стороной бизнес-процесса.

Что необходимо знать для четкого выстраивания работы с договорами? Ниже приведены несколько полезных советов.

1. Этапы согласования договоров. Необходимо, прежде всего, закрепить в документах все процессы договорной работы, зафиксировать основной функционал сотрудников, утвердить ответственных лиц на каждом участке, а также прописать сроки действия договора. Для этого рекомендуется разработать и утвердить регламент согласования договоров на предприятии. В такой регламент включаются отделы и службы компании, без которых подписания контракта может привести к необоснованным рискам. Входящий договор должен проходить соответствующий контроль на каждом этапе согласования.

Отдельное внимание стоит обратить на проверку контрагента, его платежеспособности, репутации на рынке, благонадежности. Обычно в таких случаях проводится проверка контрагента по базам, обзваниваются его клиенты и партнеры. Такие действия могут предотвратить появление безнадежной дебиторской задолженности, а также уберечь от иных негативных вариантов развития событий.

Следующим логическим этапом согласования договоров является согласование их юристами предприятия. Они должны согласовать договор в части наличия в его тексте информации о досудебном урегулировании споров, подведомственности и подсудности споров, о применимом праве, о способах расторжения договора, об условиях его прекращения и ответственности сторон за неисполнение их обязательств; а также за соответствие договора действующему законодательству и интересам предприятия. Юрист оценивает правильность всех формулировок условий договора с точки зрения требований юридической техники (правомерность используемых терминов, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования). По всем остальным моментам юрист может давать рекомендации по исполнению.

Следующим закономерным этапом станет согласование договора бухгалтером предприятия в части правильности заполнения банковских реквизитов, проверки порядка, условий и формы расчетов сторон, рисков и условий в сфере налогообложения доходов и расходов по договору.

Финансовая служба предприятия, как правило, согласовывает направления денежных потоков, минимизацию рисков, порядок (выверку) расчетов и условий платежей, налоговую оптимизацию, условия оформления документов первичного учета, выделения НДС.

Конечным звеном согласования договора становится регистрация (присваивание номера) и передача его в архив после подписания руководителем организации.

2. Лист согласования договора. Все этапы согласования договоров обычно сопровождаются заполнением утвержденного листа согласования. В случае наличия возражений на каком-либо этапе, желательно вносить отметку в этот документ. В листе необходимо указать отдел, от которого исходит договор; контрагента; предмет договора; исполнителя; а также пометки, возражения и визы сотрудников.

3. Предварительная работа с контрагентом. Перед началом согласования договора с контрагентом важно запросить у него пакет документов, подтверждающих его правоспособность. К таким документам относятся: устав, свидетельство о создании юридического лица, свидетельство о постановке на учет. Особое внимание надо обратить на наличие лицензии в том случае, если деятельность контрагента является лицензируемой. Так, например, оборот спиртосодержащей алкогольной продукции организациям, не имеющим на то соответствующую лицензию, запрещен.

4. Согласование типовых договоров. Стоит выделить процесс согласования типовых договоров. Зачастую формы типовых договоров на предприятии являются утвержденными. В этом случае дополнительно согласовывать такой договор по тексту бессмысленно, но нужно обратить внимание на его отдельные условия: проверку контрагента, сроки, цену.

Если типового договора нет, то при его разработке следует исходить из принципа простоты: легче согласовывать договор на двух страницах, чем на 15-20 листах. Необходимо также оценивать условия договора, принимая во внимание позицию вашего контрагента.

5. Общие положения о согласовании. В процессе согласования договоров необходимо принимать во внимание и человеческий фактор. Сотрудники могут с неохотой заполнять лист согласования, возможны пропуски этапов согласования. В таком случае необходимо на каждом этапе ввести жесткие условия: нет визы сотрудника с предыдущего этапа согласования – договор не принят; нет документов – договор не принят; лист согласования не заполнен – отказ в принятии договора на согласование. Руководитель предприятия ни в коем случае не должен подписывать не полностью согласованные договоры.

6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

Статьи по теме

  • Какие три службы обязаны согласовывать договоры и кто визирует их последним
  • Каков оптимальный срок согласования договора одним отделом
  • Какая информация должна быть на обороте последнего листа договора
  • В каком виде должен получать договор Генеральный Директор

Расскажем, как эффективно, выстроить работу юристов, финансистов, отдела продаж и других служб, чтобы вы могли со спокойной душой быстро подписать любой договор. Прежде всего нужно разработать «Положение о договорной работе».

Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы прохождения договора – с момента получения его менеджером от партнера (возможно использование типовой формы компании) до подписания документа Генеральным Директором. Положение о договорной работе разрабатывает и согласовывает с вами юридическая служба. Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, заключающих договоры. В статье я расскажу, какие основные действия нужно учесть в Положении о договорной работе и что в итоге должны видеть вы, подписывая договор.

Евгений Демин – Генеральный Директор и владелец компании SPLAT поделился с нами секретами раскрутки компании, даже если рынок занят.

Также в статье Вы найдете 4 ключевые компетенции компании, которые нужно взять на вооружение.

6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

1. Шаблон договоров

Рекомендую всегда использовать типовую форму, разработанную юристами именно вашей компании. Понятно, что в этом случае вы будете находиться в более выгодном положении. Поэтому поручите юристам проанализировать виды договоров, которые заключает ваша организация, и под каждый из них разработать шаблон. Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий.

Первый – партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений. Отлично! Договор попадает к вашему юристу, тот ставит визу и передает документ вам на подпись. Вы, в свою очередь, видите перед собой типовую форму и подписываете ее. Уточню, что вопросы о таких условиях договора, как цена или количество товара, я не рассматриваю: предполагается, что ваши менеджеры компетентны и хорошо владеют информацией о том, как, когда и за какие деньги надо продавать или покупать товар.

Второй вариант развития событий – вы получаете договор, составленный контрагентом (или же он вносит серьезные изменения в ваш шаблон). С этого момента включается установленный в компании порядок работы с договорами. Прежде чем попасть к вам на стол, договор должен быть согласован.

2. Работа с договорами в электронном виде

Если у вас в компании используется программа «1С» или какая-либо подобная система электронного документооборота, удобно перевести в нее всю договорную работу.

Выглядит это следующим образом. Ответственный менеджер заводит в системе карточку на контрагента, прикрепляет к ней договор, который нужно согласовать, и отправляет его на согласование. Финансовый и коммерческий директора видят в системе, что документ требует согласования, читают его, вносят в специальное поле замечания либо отмечают, что со всем согласны. Последним с договором знакомится юрист, перечисляет замечания и визирует его. Далее согласованный со всеми службами контракт отправляется Генеральному Директору.

Плюсы этой системы в том, что руководитель компании четко видит, кто, когда, в какой срок согласовал договор. Систему можно настроить с учетом нужд компании: например, установить очередность прохождения контракта – скажем, юрист не сможет его одобрить прежде, чем его не согласуют финансисты и коммерческая служба. Также можно задать разные уровни доступа к контракту.

Все это приобретет еще большее значение с появлением электронной подписи. Если Генеральный Директор сможет ее использовать, то другая сторона получит договор буквально через несколько минут и начнет по нему работу. А уже потом можно готовить и подписывать бумажные оригиналы договора. Все это сильно ускорило бы такой длительный и сложный процесс, как согласование и подписание договора сторонами.

3. Согласование договора

Изучить чужой (то есть не соответствующий вашим типовым формам) договор обязаны как минимум три службы: финансовая, коммерческая и юридическая. Я рекомендую начинать с финансовой или коммерческой службы, а также отделов, которые инициируют заключение договора. Юристы должны читать контракт в самом конце.

Коммерческая служба или отдел продаж проверяют объемы и стоимость товара, условия доставки, а также вопросы, которые ваши юристы отнесут к их сфере ответственности и укажут в Положении о договорной работе (например, можно обязать менеджера получить от партнера документы, подтверждающие реальность его деятельности, то есть провести так называемую проверку на добросовестность, о которой всегда говорит налоговая инспекция). Договор передается на согласование финансовой службе при условии, что его завизировал коммерческий директор или директор по продажам (они могут добавить замечания).

Аналогично действуют финансисты. Безусловно, их основной вопрос – цена договора. Если это контракт на покупку чего-либо, то финансисты должны проверить, укладывается ли указанная в договоре сумма в запланированный бюджет. Если же это контракт на продажу Вашей продукции, то можно, например, посмотреть, соответствуют ли предоставленные скидки маркетинговой политике. Список пунктов, которые следует проверить финансистам, также должен быть приведен в Положении о договорной работе учреждения. После проверки договор визирует финансовый директор или главбух.

И наконец контракт передается юристам. Как правило, другие службы согласовывают договоры автоматически, считая, что проверка – компетенция юридического отдела. Ведь если возникнут какие-то проблемы, оспаривать положения договора в суде, выяснять отношения с контрагентами придется именно юристам. Поэтому в их интересах тщательно проверить контракт, а вот визировать договор начальнику юридической службы не обязательно – это может сделать любой юрист отдела. Главное, чтобы в Положении о ведении договорной работы было указано, на что именно обязан обратить внимание юрист. Это могут быть:

  • существенные условия договора (предмет, цена сделки);
  • взаимные обязанности сторон (например, для договора купли-продажи – что и в какой срок поставляет продавец, каким образом, каким транспортом, в какое место назначения; каким способом и в какие сроки производит оплату покупатель; кто осуществляет приемку товара и т. д.);
  • указанные сроки договора (до какой даты договор действителен; если этого пункта нет, юрист уточняет в замечаниях к договору, действительно ли он будет автоматически продлеваться каждый год);
  • санкции для сторон за неисполнение обязательств (для продавца – за просрочку поставки, для покупателя – за просрочку оплаты);
  • оговоренный способ разрешения возникших споров (обычно пишут – путем переговоров, а в случае разногласий – в арбитражном суде).

Кстати, в типовых формах советую указывать, что рассмотрение спора предполагается проводить в суде по месту вашего нахождения: для вас это будет удобнее.

4. В какие сроки договор должен пройти через все отделы

Рекомендую время согласования контракта для каждого отдела ограничить сутками с момента получения. Что это значит? Ответственный сотрудник читает договор, визирует его, ставит дату, а также записывает замечания, если они есть. Например, в нашей компании все подписи ставят на обратной стороне последней страницы договора. Удобно сделать специальный лист согласования, в котором указать отдел, Ф. И. О. визирующего, дата, подпись, наличие замечаний. Если таковые имеются, их лучше изложить в служебной записке и приложить к листу согласования.

Про замечания стоит сказать отдельно. Большинство их поступает от юристов. Они могут, например, посчитать, что в контакте указаны слишком высокие штрафы за просрочку оплаты (если Ваша компания выступает в роли покупателя). Так, наш юрист в графе «Замечания» может написать следующее: «В пункте 4.3 размер штрафа 1% заменить на 0,1% за каждый день просрочки платежа». Торговым компаниям желательно добавить пункт следующего содержания: «Продавец в случае просрочки поставки выплачивает штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки поставки».

5. Кто согласовывает разногласия в договоре и на чем следует остановиться

После того как все службы завизировали договор и высказали замечания, он возвращается к ответственному менеджеру. Тот составляет протокол разногласий по всем замечаниям. Протокол (его форму также должен разработать юридический отдел) снова нужно завизировать у юриста и затем отправить контрагенту.

Начинается процесс переговоров, обсуждение условий. Этим занимается ответственный менеджер, который в случае необходимости подключает юриста. Конечно, лучше всего, когда разногласия обсуждают юристы обеих сторон: они говорят на одном языке и им легче пойти на взаимные уступки. Но обычно юридическая служба этому сопротивляется, аргументируя отказ большой загруженностью и невозможностью вести переговоры по каждому контакту. Решайте сами, как распределить между сотрудниками ответственность за этот участок работы. Конечно, на Ваши разногласия контрагент может выдать свой протокол. Я рекомендую не составлять больше двух протоколов к договору и стараться искать компромисс. Кстати, количество протоколов разногласий вы также можете оговорить в Положении о договороной работе.

6. Что в итоге видит Генеральный Директор

Вы получаете договор, который проверен и согласован всеми службами компании, включая юристов; вы видите и протоколы разногласий (если они есть). Если документ завизирован юристами, значит, все разногласия улажены. Как правило, значимыми они не бывают, иначе договориться было бы сложно. Договор либо переписывается с учетом претензий, либо работа над ним прекращается. Однако далеко не всегда менеджеры обеих сторон и даже юристы могут решить спорные вопросы на своем уровне. Например, возможна ситуация, когда юрист, получая договор, обнаруживает невыгодные для компании условия – очень маленькие сроки, высокие штрафы. В таком случае следуетобратить внимание на то, кто является контрагентом. Если это важный партнер и вы не можете отказаться от сотрудничества с ним, юрист указывает это на обратной стороне последнего листа договора и перечисляет возникающие для компании риски. В нашей компании юрист пишет «не согласовано, есть существенные замечания», перечисляет замечания и возможные юридические риски и своей подписи не ставит. В таком случае я, оценивая степень необходимости привлечь того или иного контрагента, решаю сам, подписывать договор или нет. Таким образом, подписывая контракт, вы понимаете, чем это может обернуться для предприятия.

Бывает, что и при подготовке менее важных договоров полностью урегулировать разногласия не удается: например, менеджер не смог достичь взаимопонимания на своем уровне. И в этом случае вы сразу увидите условия, которые смущают ответственных лиц, и решите, подписать договор, обсудить условия с Генеральным Директором контрагента лично или отказаться от сотрудничества и поручить менеджерам поиск нового партнера.

Рассказывает практик

Инна Самойлова, Консультант-аналитик в области организационного развития, управления персоналом и связей с общественностью, Москва

Чтобы сэкономить время, нужно определить круг должностных лиц, имеющих право подписывать определенные договоры. Например, для контрактов на сумму меньше 200 тыс. руб. достаточно согласования (акцепта) финансового директора. Это позволяет не визировать каждый документ, а отслеживать те из них, по которым могут возникнуть вопросы.

Также важно классифицировать договоры по приоритетности и наладить грамотную работу отдела делопроизводства. Многие руководители недооценивают важность этого структурного подразделения, хотя именно от него зависит и сохранность всей документации, и ее систематизация, и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников. Главная задача отдела делопроизводства – разработать единую систему документооборота в компании, в том числе процедуры регистрации, согласования, подписания и хранения договоров.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Порядок согласования договоров

Порядок согласования договоров

Процедура согласования договора является одной из самых важных составляющих в процессе заключения и исполнения договора. Ведь от того, насколько верно со всех точек зрения будет составлен договор (юридической, финансовой, налоговой), зависит, насколько организация, инициировавшая его оформление, будет защищена при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Согласование проекта договора преследует цель не просто составить договор, удовлетворяющий обе стороны – заказчика и исполнителя — в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, а также в части оплаты, но и провести анализ финансовых и юридических аспектов для дальнейшей минимизации возможных рисков, связанных с исполнением соглашения. Поэтому так важно соблюдать порядок согласования договоров, а также понимать всю ответственность, накладываемую на начальников подразделений, участвующих в данном процессе.

Порядок согласования договоров в организации

Любое структурное подразделение организации при возникновении служебной необходимости может выступать в качестве инициатора оформления и заключения договора. При этом начальник подразделения несет персональную ответственность за разработку проекта соглашения.

Проект договора должен в обязательном порядке пройти согласование в таких подразделениях, как:

  • юридический отдел,
  • бухгалтерия,
  • финансовое подразделение,
  • служба делопроизводства,
  • и при необходимости других.

Без визы начальников данных подразделений никакой проект не может быть представлен руководителю на утверждение. При этом каждое из перечисленных подразделений может вносить мотивированные изменения в проект, как в части, касающейся деятельности самого подразделения, так и в части общих вопросов.

Все замечания оформляются в письменном виде и вместе с проектом возвращаются в подразделение-инициатор для дальнейшей доработки. И только после того, как все недочеты будут исправлены, проект будет отправлен на повторное согласование, и все визы начальников обязательных для согласования подразделений будут получены, договор направляется на утверждение руководителю.

Области ответственности подразделений при согласовании договоров

Порядок согласования договоров требует от подразделения-инициатора подготовить целый пакет документов для дальнейшего рассмотрения другими службами. В пакет входят такие документы, как:

  • служебная записка, в которой дается обоснование необходимости приобретения материальных ценностей, услуг или выполнения определенных работ;
  • техническая документация, содержащая технические требования, предъявляемые к предмету договора;
  • исследование конъюнктуры рынка на предмет формирования цены договора;
  • проект договора.

Далее пакет документов направляется в юридический отдел, где происходит проверка проекта соглашения на соответствие действующему законодательству, учредительным документам самой организации, а также изучение правоустанавливающих документов предполагаемого исполнителя с целью получения ответа о правомерности подписи его уполномоченного представителя и возможности взыскания задолженности при дальнейшем возникновении неблагоприятных ситуаций.

Финансово-экономической службой проводится анализ экономической целесообразности заключения договора, цены, указанной в конъюнктурной справке, проверка наличия денежных средств для оплаты приобретаемых товаров, услуг или работ, сроков и условий оплаты, соответствия текста соглашения требованиям действующих инструкций.

Служба делопроизводства контролирует соответствие структуры проекта действующим в организации нормативным документам, стилистические и грамматические аспекты, а также оформление идентификационных реквизитов документа.

United Traditions. Unique Tradеmark. UniTra

В предыдущей статье мы остановились на вопросе подготовки проекта договора. В данной статье переходим к порядку согласования проекта всеми заинтересованными должностными лицами предприятия.

Для чего необходимо согласование? В связи с чем возникает такая необходимость?

В крупных организациях, где на предприятии десятки подразделений, когда, к примеру, от поставок каких-либо комплектующих элементов зависит сам процесс производства, в данном случае необходимо согласование.

Итак, порядок согласования проекта договора.

Проект договора до его подписания Генеральным директором или должностным лицом, исполняющим его обязанности, должен быть согласован за подписью руководителей подразделений предприятия в соответствии с их компетенцией, в следующей последовательности:

— подпись должностного лица (руководителя) подразделения-исполнителя осуществлявшего подготовку проекта договора;

— подпись финансового директора общества или лица исполняющего его должностные обязанности;

— подпись главного инженера предприятия, в случае если заключение договора каким-либо образом связано с работой служб подчиненных главному инженеру;

— подпись директора по качеству или лица исполняющего его функции, если заключение договора или его исполнение связано с качеством товарно-материальных ценностей;

— подпись главного бухгалтера предприятия;

— подпись руководителя отдела по снабжению и логистике, в случае если заключение договора связано с последующей поставкой материалов и комплектующих изделий;

— подпись сотрудника юридического отдела.

Теперь, следующее. Способы согласования проекта договора.

а) Подразделение-исполнитель направляет проект договора одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора, и получает от них соответствующее заключение в письменном виде (в данном случае подписи соответствующих лиц на листе согласования не требуется, а к проекту договора подшивается письменное мнение соответствующего лица, уполномоченного на согласование проекта договора).

б) Подразделение-исполнитель последовательно передает проект договора на согласование в структурные подразделения (согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи (визирования) соответствующего лица в листе согласования.

в) Способ согласования проекта договора выбирается подразделением-исполнителем самостоятельно в зависимости от планируемых сроков заключения договора.

К проекту договора прикладываются документы (копии документов), которые передаются после согласования проекта договора в юридический отдел предприятия. Перед согласованием любое должностное лицо, участник согласования проекта договора, вправе знакомиться и изучать приложения к договору.

Замечания и предложения по проекту договора излагаются в письменной форме за подписью руководителя, согласующего подразделения, или его заместителя и передаются в подразделение-исполнителю, которое учитывает в проекте договора поступившие замечания и предложения.

Важно. Все письменные замечания и предложения к проекту договора также, являются частью договора, и, соответственно, к нему прилагаются.

Сроки согласования с представлением письменных замечаний проекта договора устанавливает подразделение-исполнитель.

В случае необходимости увеличения срока или его уменьшения, согласующее подразделение направляет исполнителю мотивированное уведомление с указанием срока, в течение которого проект договора будет согласован или будут представлены мотивированные замечания (предложения).

И, наконец, разрешение возникших разногласий.

При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям подразделение-исполнитель разрешает их в рабочем порядке с привлечением сотрудников юридического отдела предприятия и других должностных лиц.

При наличии существенных замечаний по проекту договора, поступивших от руководителей предприятия, участвующих в согласовании, юридический отдел направляет инициатору договора служебную записку с перечнем замечаний, детальным обоснованием отказа от визирования и вносит свои предложения по дальнейшей отработке договора.

Типовые договоры (договоры которые оформляются на предприятии постоянно, либо договоры утвержденные на предприятии), заключение которых носит постоянный характер, по решению руководителя подразделения-исполнителя могут быть представлены на согласование только в юридический отдел, главному бухгалтеру и должностному лицу, когда договор связан с работой того или иного подразделения предприятия.

Согласованный структурными подразделениями проект договора до его подписания генеральным директором должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом.

Проекты договора, поступившие на подписание в организацию от контрагента, проходят порядок согласования аналогичный порядку, установленному для согласования проекта договора на предприятии.

В заключение. При соблюдении указанной цепочки согласования проектов договоров, ответственность над его исполнением возрастает.

Типовые договоры юриста-использование в работе.

Если организация регулярно заключает договоры одного и того же типа со сходными условиями, юристу имеет смысл разработать набор типовых шаблонов договоров, чтобы сэкономить усилия, которые юридический отдел и другие службы тратят на согласование каждого нового договора.
После того как типовые договоры разработаны и утверждены, необходимо регламентировать порядок их дальнейшего использования.
Пример пункта Положения о договорной работе, посвященного разработке и использованию типовых договоров
«2.18. Юридический отдел самостоятельно разрабатывает формы типовых договоров с участием ООО «Правовой Представитель» и передает их для использования в работе исполнителям только после предварительного согласия генерального директора ООО «Правовой Представитель». Для этого начальником юридического отдела со всеми заинтересованными структурными подразделениями ООО «Правовой Представитель» согласовывается данная форма, а затем на имя генерального директора ООО «Правовой Представитель» направляется служебная записка с приложением таких форм. После одобрения генеральным директором той или иной формы договора, ее утверждения она запускается в работу».

Как составить договор на основе заранее утвержденного типового договора

Менеджер, ведущий договор, вносит в проект типового договора уточнения, касающиеся процесса поставки товара, оказания услуг, выполнения работ, аренды (субаренды) помещений (оборудования).
При этом менеджер не может самостоятельно вносить изменения в те условия, которые юрист отметил как защищенные.
После этого проект договора необходимо направить на согласование в подразделения по финансовому контролю, бухгалтерской и налоговой отчетности для согласования порядка и сроков оплаты. Бухгалтерия компании должна согласовать цену договора, порядок, сроки оплаты, уточнить список первичных документов, необходимых для отражения доходов и расходов компании в соответствующих статьях бухгалтерского и налогового учета.
И наконец, менеджер направляет договор на подписание контрагенту.

Как убедить контрагента подписать типовой договор

Как правило, юрист любой компании предпочитает работать с собственными типовыми договорами, а не проверять проект, предложенный контрагентом. Поэтому может возникнуть ситуация, когда каждая из сторон предлагает свой шаблон договора. Как решить эту проблему?
Совет
Весьма вероятно, что контрагент может не согласиться со всеми условиями типового договора и предложит внести в него соответствующие изменения и дополнения. В таком случае юрист в зависимости от предложенных контрагентом изменений и дополнений к типовому договору должен принять решение о том, насколько они значительны. От этого зависит, стоит ли их вносить, и если да, то нужно ли согласовывать с соответствующими отделами и службами компании.

1. Значительные изменения. Предложенные контрагентом поправки в любом случае должен изучить юрист. По сути это значит, что нужно проанализировать новый проект договора, в котором обязанности и риски распределяются иначе, чем предусматривал шаблон типового договора. Если изменения затрагивают не только юридические аспекты, их необходимо направить на согласование в тот отдел, в ведении которого находятся вопросы, затронутые поправками.
Совет
В Положении о договорной работе необходимо указать порядок согласования предложенных контрагентом изменений и дополнений типового договора по назначению и разделам договора. В частности, можно указать, что коммерческие условия и размер неустойки (штрафа, пеней) согласовывает менеджер, ответственный за данное направление деятельности компании; сроки и порядок оплаты – финансовый блок (бухгалтерия); порядок отгрузки (приемки) товара – группа складской логистики; условия транспортировки – транспортный отдел и т. д.
Особое внимание надо обратить на случаи, когда контрагент предлагает изменить такое стандартное условие, которое явно невыгодно для него. В такой ситуации может оказаться желательным пойти на разумный компромисс и изменить формулировку. Дело в том, что в противном случае у контрагента появится возможность оспорить такое условие уже в ходе исполнения договора. Это возможно, если контрагенту удастся доказать, что:

  • предложенные ему условия являются явно обременительными для него, а также существенным образом нарушают баланс интересов сторон;
  • он был поставлен в положение, затрудняющее согласование иного содержания отдельных условий договора (т. е. оказался слабой стороной договора).

В такой ситуации суд может изменить или расторгнуть договор по правилам пункта 2 статьи 428 Гражданского кодекса РФ о договорах присоединения, либо отказаться применять несправедливое договорное условие на основании статьи 10 Гражданского кодекса РФ, либо признать это условие ничтожным по статье 169 Гражданского кодекса РФ. Такие разъяснения содержатся в пункте 9 постановления Пленума ВАС РФ от 14 марта 2014 г. № 16 «О свободе договора и ее пределах».
Пример обстоятельств, в которых суд может отказаться применять несправедливое договорное условие
Суд может признать несправедливым и отказаться применять условие, которое возлагает на слабую сторону договора обязанность заплатить определенную денежную сумму за реализацию своего права на односторонний отказ от договора. Это возможно, если данная сумма явно несоразмерна потерям другой стороны от досрочного прекращения договора. Такой вывод суд может сделать только с учетом конкретных обстоятельств заключения договора, а также с учетом условий всего договора в целом.
Такой пример приведен в пункте 9 постановления Пленума ВАС РФ от 14 марта 2014 г. № 16 «О свободе договора и ее пределах».

2. Незначительные изменения. Юрист и менеджер компании (ответственный за заключение с контрагентом и выполнение условий договора) должны приложить все усилия для того, чтобы убедить контрагента не вносить в типовой договор несущественные изменения. Ведь в результате затянется процесс согласования договора и, соответственно, отложатся поставка товара, выполнение работ, оказание услуг, что повлияет на выполнение бизнес-планов каждой из компаний.
Вместе с тем, если есть коммерческая заинтересованность в контрагенте (например, он приобретает большие партии товара или заключает рамочный договор подряда или возмездного оказания услуг на длительный срок), имеет смысл согласиться с его предложениями, если они существенно не ущемляют интересы компании. Разумный компромисс с учетом интересов обеих сторон сыграет позитивную роль при создании взаимовыгодных длящихся партнерских связей.
Некоторые компании в случае направления контрагентом предложений об изменении текста типового договора практикуют подписание типовых договоров с протоколами согласования разногласий. В принципе такой порядок допустим, но если стороны согласились изменить условия договора, наиболее целесообразно внести согласованные изменения в текст самого договора. Безусловно, в таком случае договор уже не будет считаться типовым, и согласование его условий должно осуществляться со всеми задействованными и заинтересованными службами компании, указанными в Положении о договорной работе.

Как организовать подписание и хранение оригиналов подписанных договоров

В компании необходимо установить порядок подписания договоров, при котором будет исключена потеря или замена страниц договора. Возможные варианты:

  • прошивка страниц договора с указанием на последнем листе с обратной стороны количества листов договора и проставлением на нем подписей и печатей сторон;
  • подписание или парафирование уполномоченными представителями сторон каждой пронумерованной страницы договора. При выборе этого варианта нужно учесть, что такой порядок занимает дополнительное время у подписантов договора и отвлекает от решения других важных рабочих задач и проблем.

Для оперативного учета заключенных договоров, контроля их исполнения и сроков действия юрист должен инициировать создание в компании автоматизированной системы учета договоров. В систему учета должны заноситься сведения по всем подписанным договорам с указанием наименования контрагента, наименования договоров по видам работ (услуг), даты их подписания, срока действия и ответственного за ведение договора сотрудника (менеджера).

В системе учета должны быть предусмотрены:

  • папка для хранения типовых договоров компании с возможностью их копирования и использования по назначению,
  • папка для хранения копий подписанных действующих договоров,
  • а также папка для хранения исполненных договоров, прекративших свое действие (архивная папка).

В архивной папке договоры должны храниться не менее четырех лет с учетом требований подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ: «8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов».
В Положении о договорной работе или в инструкции по делопроизводству необходимо указать порядок учета, хранения оригиналов договоров и их выдачи в случае необходимости уполномоченным лицам для представления по запросам компетентных органов: судов, прокуратуры, налоговых инспекций, полиции и прочих.

Если вам необходима помочь в разработке типовых договоров, вы можете воспользоваться нашими услугами.

Смотрите еще:

  • Антибабский форум алименты Форум мужского движения Меню навигации Пользовательские ссылки Объявление Информация о пользователе Вы здесь » Форум мужского движения » • Юридический раздел » Уменьшение алиментов - […]
  • Где получить в петрозаводске инн Как получить ИНН в Петрозаводске Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - цифровой код, упорядочивающий учет налогоплательщиков в Российской Федерации. Как и где получить ИНН в […]
  • Адвокат арсентьев чебоксары Адвокат арсентьев чебоксары Комментарии к публикациям, ответы на комментарии, новые публикации и все прочие события Скрываются уведомления об ответах на комментарии и прочие частые […]
  • Российская газета гражданский кодекс часть первая Российская газета гражданский кодекс часть первая Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные […]
  • Выписка егрп иркутск Выписка из ЕГРП в Иркутске Получение выписки из ЕГРП в Иркутске Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП) – федеральный информационный ресурс, […]
  • Перечень вопросов для юристов Перечень вопросов для юристов Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское […]
  • Получение алкогольной лицензии в казани Алкогольная лицензия Алкогольная лицензия — это специальное разрешение, позволяющее производить, хранить, реализовывать этиловый спирт, алкогольные и спиртосодержащие напитки пищевого и […]
  • Федеральный закон о регистрации прав на недвижимое имущество 2018 Федеральный закон о регистрации прав на недвижимое имущество 2018 Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве […]
admin

Обсуждение закрыто.